رسالة الغياب عن المكتب: 15 مثالاً جاهزاً [2026]

كتابة رسالة غياب احترافية عن المكتب تبدو سهلة، حتى تجد نفسك أمام مربع نصٍّ فارغ قبل خمس دقائق من مغادرتك للمطار. إن أخطأتَ في صياغتها بدوتَ غير محترف؛ وإن أتقنتَها أدركَ زملاؤك وعملاؤك والمسؤولون عن التوظيف تمامًا ما يمكن توقّعه. تمنحك هذه المقالة قائمة مرجعية شاملة و15 قالبًا جاهزًا للنسخ يناسب كل موقف شائع، مع ملاحظات حول الأسلوب المناسب للجمهور الدولي.

ما الذي يجب أن تتضمنه كل رسالة غياب عن المكتب؟

تجيب رسالة الغياب الجيدة عن ثلاثة أسئلة يطرحها المُرسِل فور قراءته ردَّك: هل أنت غائب فعلًا؟ متى ستعود؟ من يمكنني التواصل معه الآن؟

يجب أن تشتمل كل رسالة غياب على العناصر الأساسية التالية:

• تواريخ الغياب: أول يوم من غيابك وآخر يوم منه.
• تاريخ العودة: اليوم المحدد الذي ستعود فيه وتبدأ قراءة رسائلك.
• جهة اتصال بديلة: اسم الشخص وصفته الوظيفية وعنوان بريده الإلكتروني للاستفسارات العاجلة.
• سبب موجز (اختياري): يكفي أن تكتب "إجازة سنوية" أو "إجازة مرضية" أو "إجازة أمومة/أبوة"، دون الحاجة إلى مزيد من التفاصيل.

احرص على ألّا تتجاوز الرسالة الموجَّهة للجهات الخارجية 100 كلمة، وألّا تتجاوز الداخلية 60 كلمة. الإيجاز أفضل دائمًا؛ فالقارئ يريد معرفة موعد عودتك، لا قراءة فقرة طويلة.

الرد الداخلي مقابل الرد الخارجي

تتيح كثير من منصات البريد الإلكتروني، بما فيها Microsoft Outlook وGoogle Workspace، إعداد رسائل منفصلة للزملاء داخل المؤسسة وللجهات الخارجية.

• الرد الداخلي: يمكن أن يكون أكثر مرونة في الأسلوب، ويجوز مشاركة رقم هاتفك إن رأيتَ ذلك مناسبًا.
• الرد الخارجي: يجب أن يلتزم بالأسلوب المهني الرسمي، وتجنَّب ذكر معلومات شخصية أو تفاصيل تتعلق بسفرك قد تشكّل خطرًا أمنيًا.

عبارات تجنَّب استخدامها في رسالة الغياب

قبل الاطلاع على القوالب، إليك ما ينبغي تفاديه:

• "I will have limited access to email." (سيكون وصولي إلى البريد الإلكتروني محدودًا.) — لن يُصدِّقها أحد في الغالب. اذكر تاريخ عودتك واترك للمُرسِل تقدير المدة.
• "Please note that…" (يُرجى الملاحظة أن...) — حشو لا لزوم له. ابدأ بالمعلومة مباشرةً.
• "Do not hesitate to contact…" (لا تتردد في التواصل مع...) — عبارة مبتذلة ومحرجة قليلًا. استعض عنها بـ "please contact" أو "for urgent matters, reach".
• "I am currently out of office." (أنا حاليًا خارج المكتب.) — يدل على ذلك سطر الموضوع وحده. انتقل مباشرةً إلى ذكر تاريخ العودة.
• تواريخ مبهمة: عبارة "I will be back soon" (سأعود قريبًا) لا تفيد أحدًا. اذكر دائمًا تاريخًا محددًا.

للاطلاع على إرشادات أشمل حول المراسلات المهنية، يتناول دليل الكتابة الإلكترونية للأعمال البنيةَ والأسلوبَ والأخطاءَ الشائعة في جميع أنواع رسائل العمل.

15 نموذجًا لرسائل الغياب عن المكتب

القوالب التالية مرتَّبة حسب الموقف. التواريخ موضوعة بين قوسين معقوفين كعناصر تعبئة. اختر النموذج المناسب، وعدِّله، ثم انسخه مباشرةً في نظام بريدك الإلكتروني.

الإجازة السنوية

1. النسخة الرسمية الموجزة

Thank you for your email. I am on annual leave from [date] to [date] and will return on [date]. For urgent matters, please contact [name] at [email].

(شكرًا لرسالتك. أنا في إجازة سنوية من [التاريخ] حتى [التاريخ] وسأعود في [التاريخ]. للشؤون العاجلة، يُرجى التواصل مع [الاسم] على [البريد الإلكتروني].)

2. النسخة الودية

Thanks for getting in touch. I'm on holiday until [date] and will reply when I'm back on [date]. If you need help sooner, [name] ([email]) will be happy to assist.

(شكرًا للتواصل معي. أنا في إجازة حتى [التاريخ] وسأرد عند عودتي في [التاريخ]. إن احتجت مساعدة قبل ذلك، يسعد [الاسم] ([البريد الإلكتروني]) بمساعدتك.)

3. الغياب المطوَّل، بأسلوب رسمي

Thank you for your message. I am away from the office from [date] until [date]. I will respond to all emails from [date] onwards. For anything urgent, please contact [name] at [email] or call [phone number].

(شكرًا لرسالتك. أنا خارج المكتب من [التاريخ] حتى [التاريخ]. سأرد على جميع الرسائل ابتداءً من [التاريخ]. لأي شأن عاجل، تواصل مع [الاسم] على [البريد الإلكتروني] أو اتصل على [رقم الهاتف].)

4. إجازة قصيرة، بأسلوب غير رسمي

Hi, I'm out of the office today and tomorrow. Back on [date]. For anything urgent, drop a message to [name] at [email].

(مرحبًا، أنا خارج المكتب اليوم وغدًا. سأعود في [التاريخ]. لأي شأن عاجل، أرسل رسالة إلى [الاسم] على [البريد الإلكتروني].)

5. إجازة طويلة، للجهات الخارجية

Thank you for contacting [your name]. I am currently on leave until [date] and will have no access to email during this time. I will reply to your message on my return. For immediate assistance, please contact [team name] at [email].

(شكرًا للتواصل مع [اسمك]. أنا في إجازة حتى [التاريخ] ولن يكون بإمكاني الاطلاع على البريد الإلكتروني خلال هذه الفترة. سأرد على رسالتك عند عودتي. للمساعدة الفورية، تواصل مع [اسم الفريق] على [البريد الإلكتروني].)

الإجازة المرضية

6. موجزة ومهنية

Thank you for your email. I am currently on sick leave and expect to return on [date]. For urgent matters, please contact [name] at [email].

(شكرًا لرسالتك. أنا حاليًا في إجازة مرضية وأتوقع العودة في [التاريخ]. للشؤون العاجلة، تواصل مع [الاسم] على [البريد الإلكتروني].)

7. إجازة مرضية مفتوحة (دون تاريخ عودة محدد)

Thank you for getting in touch. I am on sick leave and my return date is not yet confirmed. Please contact [name] at [email] for any urgent queries. I will respond to all other emails as soon as I am able.

(شكرًا للتواصل معي. أنا في إجازة مرضية ولم يُحدَّد موعد عودتي بعد. تواصل مع [الاسم] على [البريد الإلكتروني] لأي استفسار عاجل. سأرد على سائر الرسائل في أقرب وقت ممكن.)

إجازة الأمومة والأبوة

8. بأسلوب رسمي

Thank you for your email. I am on parental leave from [date] and plan to return on [date]. During this period, please contact [name] at [email] who is covering my responsibilities.

(شكرًا لرسالتك. أنا في إجازة أمومة/أبوة اعتبارًا من [التاريخ] وأخطط للعودة في [التاريخ]. خلال هذه الفترة، تواصل مع [الاسم] على [البريد الإلكتروني] الذي يتولى مهامي.)

9. بأسلوب ودي مع ملاحظة تسليم المهام

Hi, thanks for your message. I'm currently on parental leave until [date]. [Name] ([email]) is my cover and will be able to help you in the meantime. I look forward to catching up when I'm back.

(مرحبًا، شكرًا لرسالتك. أنا حاليًا في إجازة أمومة/أبوة حتى [التاريخ]. [الاسم] ([البريد الإلكتروني]) يتولى مهامي وسيكون بإمكانه مساعدتك في غضون ذلك. أتطلع للتواصل معك عند عودتي.)

أيام العطل الرسمية وإغلاق المكتب

10. يوم عطلة رسمية واحد

Thank you for your email. Our office is closed today for [public holiday]. We will reopen on [date]. I will reply to your message then.

(شكرًا لرسالتك. مكتبنا مغلق اليوم بمناسبة [العطلة الرسمية]. سنستأنف العمل في [التاريخ] وسأرد على رسالتك حينئذٍ.)

11. إغلاق مطوَّل للمكتب (مثل فترة الأعياد)

Thank you for contacting us. Our office is closed from [date] to [date] for the [holiday period]. We will respond to all messages from [date]. For urgent support, please visit [website or support page].

(شكرًا للتواصل معنا. مكتبنا مغلق من [التاريخ] حتى [التاريخ] خلال فترة [العطلة]. سنرد على جميع الرسائل اعتبارًا من [التاريخ]. للدعم العاجل، تفضل بزيارة [الموقع الإلكتروني أو صفحة الدعم].)

مغادرة الوظيفة

12. رسالة وداع رسمية

Thank you for your email. I have left [company name] as of [date]. For enquiries previously handled by me, please contact [name] at [email] or [phone].

(شكرًا لرسالتك. لقد غادرتُ [اسم الشركة] اعتبارًا من [التاريخ]. للاستفسارات التي كنت أتولاها سابقًا، تواصل مع [الاسم] على [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف].)

13. نسخة ودية للوداع

Hi, thanks for getting in touch. I am no longer with [company name]. Going forward, [name] ([email]) will be your point of contact. I wish you all the best.

(مرحبًا، شكرًا للتواصل معي. لم أعد أعمل في [اسم الشركة]. في ما يخص المستقبل، [الاسم] ([البريد الإلكتروني]) سيكون جهة تواصلك. أتمنى لك التوفيق.)

المؤتمرات والتدريب والسفر للعمل

14. حضور مؤتمر أو فعالية

Thank you for your email. I am attending [event name / conference] from [date] to [date] and may be slow to respond. I will reply to all messages by [date]. For urgent matters, please contact [name] at [email].

(شكرًا لرسالتك. أنا أحضر [اسم الفعالية / المؤتمر] من [التاريخ] حتى [التاريخ] وقد يكون ردي متأخرًا. سأرد على جميع الرسائل بحلول [التاريخ]. للشؤون العاجلة، تواصل مع [الاسم] على [البريد الإلكتروني].)

15. سفر قصير للعمل

Thanks for your message. I'm travelling for work until [date] and have limited time to check emails. I'll be back at my desk on [date] and will reply then.

(شكرًا لرسالتك. أنا في رحلة عمل حتى [التاريخ] ووقتي للاطلاع على البريد الإلكتروني محدود. سأعود إلى مكتبي في [التاريخ] وسأرد حينئذٍ.)

ملاحظات حول الأسلوب للقرّاء الدوليين

تميل الثقافة المهنية البريطانية إلى الإيجاز والواقعية في الأسلوب. رسالة الغياب البريطانية النموذجية قصيرة وتقتصر على المعلومات الضرورية، وأي عبارة تبدو متحمسة جدًا للإجازة ستبدو غريبة. أما الجمهور الأمريكي فيتقبَّل أسلوبًا أدفأ نسبيًا، غير أن الإيجاز يبقى الأفضل في كلتا الحالتين. عند الكتابة لجمهور دولي مختلط، التزم بالإنجليزية الرسمية المحايدة. التعابير المجازية كـ "I'm out of the loop" يصعب ترجمتها بدقة، وقد تُربك القرّاء غير الناطقين بالإنجليزية إن أخذوها بمعناها الحرفي.

اطلع على دليل كيفية كتابة بريد إلكتروني رسمي بالإنجليزية للتعرف على كيفية تباين لغة البريد الإلكتروني المهنية عبر الثقافات المختلفة.

كيفية إعداد الرد التلقائي على غيابك

الخطوات التالية تنطبق على معظم برامج البريد الإلكتروني الشائعة:

1. افتح إعدادات البريد الإلكتروني. ابحث عن "Automatic Replies" أو "Vacation Responder" أو "Out of Office".
2. حدِّد تاريخَي البدء والانتهاء. يحول ذلك دون نسيانك إيقاف الرد التلقائي.
3. أعِدَّ رسائل منفصلة للزملاء الداخليين والجهات الخارجية إن أتاح النظام ذلك.
4. جرِّب الإعداد. أرسل إلى نفسك رسالة اختبارية من حساب شخصي آخر للتحقق من صحة التنسيق.
5. عيِّن نائبًا أو صندوق بريد مشتركًا حتى تتمكن جهة الاتصال البديلة التي ذكرتها من الاطلاع على الرسائل ذات الصلة خلال فترة غيابك.

تعزيز مستواك في الإنجليزية المهنية

الإنجليزية الدقيقة والواضحة تجعل كل رسالة مهنية — بما فيها رسالة الغياب عن المكتب — أسهل في القراءة وأكثر مصداقية. إن كنت تستخدم الإنجليزية لغةً ثانية في عملك وتودّ معرفة مستواك الحالي، جرِّب اختبار تحديد المستوى المجاني لـ International English Test؛ لا يستغرق سوى نحو 30 دقيقة.

إن كنت تبني سيرتك الذاتية أو تتقدم لفرصة عمل، فإن شهادة الإنجليزية للوظائف تمنح أصحاب العمل دليلًا ملموسًا وقابلًا للتحقق على قدرتك في التواصل الكتابي. يكتسب هذا الأمر أهمية بالغة في الوظائف التي تُقيَّم فيها مهارات التواصل الكتابي خلال المقابلات أو تُشترط في وصف الوظيفة.

يمكنك أيضًا استكشاف ما يعنيه كل مستوى من مستويات CEFR في سياق الكتابة المهنية من خلال الدليل الشامل لمستويات الإنجليزية، الذي يوضح المهارات المتوقعة في كل مرحلة من A1 إلى C2.

خلاصة

رسائل الغياب عن المكتب من تلك التفاصيل المهنية الصغيرة التي لا يلتفت إليها أحد إلا حين تسوء: تاريخ عودة مبهم، أو غياب جهة اتصال بديلة، أو أسلوب لا يتناسب مع طبيعة العلاقة. تغطي القوالب الـ15 الواردة أعلاه كل موقف شائع. اختر النموذج المناسب، وأكمل الحقول الموضوعة بين قوسين، وستكون جاهزًا. للاطلاع على لغة التعاون المهني بمفهوم أوسع، يُعدّ دليل الإنجليزية لاجتماعات الأعمال: العبارات التي تنجح خطوةً عملية موصى بها.

خُض اختبار تحديد المستوى المجاني لـ International English Test في نحو 30 دقيقة واحصل على درجتك وفق إطار CEFR اليوم.